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Excel用得好那是神器,用不好就只是个电子表格

2015-8-29 19:53| 发布者: 炼数成金_小数| 查看: 17097| 评论: 0|来自: LinkedIn中国

摘要: 还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具?图样图森破。看看下面这张图。它显示的是美国纽约曼哈顿的24小时人口活跃图。分析公司DarkHorse Analytics 从美国劳工统计处获得数据,并制作了这张二十四小时会唿吸的地图, ...

数据库 工具 测试 Excel 数据可视化 函数

还在把Excel仅仅当成一个画表格的工具?
图样图森破。
看看下面这张图。
它显示的是美国纽约曼哈顿的24小时人口活跃图。

分析公司DarkHorse Analytics 从美国劳工统计处获得数据,并制作了这张二十四小时会唿吸的地图,显示曼哈顿的工作与在宅人口。

利用条件格式与小方块,地图便在 Excel 上被视觉化了。每个 GIF 图的框架就是一张 Excel 的萤幕截图。

什么?你说这还是专业设计师的工作,你用不着?

那下面这些技巧,你一定用得着。

1、10个快捷键
10 Shortcuts

1. 快速求和?用 “Alt + =”

Excel的函数功能非常强悍,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。
2. 快速选定不连续的单元格

按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。
3. 改变数字格式

Excel的快捷键并不是杂乱无章的,而是遵循了一定的逻辑。
比如你想快速改变数字的格式,比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。
同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。

4. 一键展现所有公式 “CTRL + `”

当你试图检查数据里有没有错误时,<CTRL + `>能够一键让数字背后的公式显示出来。
“`”键就在数字1键的左边:)

5. 双击实现快速应用函数

同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数,只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个小加号时,双击,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。
这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!

6. 快速增加或删除一列

对于那些整天要和Excel打交道的人来说,这个窍门或许能为你节省一点时间。

当你想快速插入一列时,键入Ctrl + Shift + ‘=' (Shift + ‘='其实就是+号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列,而Ctrl + ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列。
7. 快速调整列宽

想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽?你只需要把鼠标移动到列首的右侧,双击一下就大功告成啦~
8. 双击格式刷

格式刷当然是一个伟大的工具。不过,你知道只要双击它,就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么?
9. 在不同的工作表之间快速切换

在不同的工作表之间切换,不代表你的手真的要离开键盘(可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键,你根本不需要摸鼠标)。

“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表,反之,“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。
呃,不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……

10. 用F4锁定单元格

在Excel里根据函数填充数据的时候,有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化,也有时候你并不这么想。当你要“引用”——也就是锁定单元格的时候,你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号?简直是疯了…

其实有一个简单的技巧,就是在你选定单元格之后,按F4键输入美元符号并锁定;如果你继续按F4,则会向后挨个循环:锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。
如果你觉得上面这些太基础,那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了!

2、10个让你“事半功倍”的函数
10 Formulas

函数(公式,Formula)是Excel区别于其他软件的神奇之处,然而我们中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。

1. NETWORKDAYS和WORKDAY函数

如果你的老板问你,今天距离元旦还要工作多少天?

你难道真的要对着日历一天天去数、一月月去算吗?

太年轻。

Excel里的networkday 函数返回起始日期(start_date)和结束日期(end_date)之间完整的工作日数值。工作日不包括周末和专门指定的假期。

可以使用函数 NETWORKDAYS,根据某一特定时期内雇员的工作天数,计算其应计的报酬。
而如果你的老板有一天忽然开始思考未来,他抓住你,问你,从现在开始再工作1000天,是哪年哪月哪日?

别哭。

有这样的老板不是你的错。丢给他这个GIF图:
没错,这个函数返回的常常是个数字,不是Excel算错了,是你的数字格式有问题,按下Ctrl+Shift+3,就能显示日期啦!

2. IF函数

If函数的意思就是“如果”啦,如果满足某个条件,就返回一个值,如果不满足,就返回另一个。

If函数的语法是这样的:

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

其中,logical_test 是要测试的条件。 value_if_true是这个测试的结果为 TRUE 时,您希望返回的值。

比如,下面这个GDP表格里,小编根据数值是否高于500万来给对应的国家打上“poor”或“rich”的标签。
3. SUMIF 函数

Sum的意思是“加和”,再加上“IF”,意思就是对范围中符合指定条件的值求和。 例如,假设在含有数字的某一列中,需要对大于 1000000 的数值求和。 请使用以下公式:

4. Trim() 函数,处女座福音1

这个函数可以轻松把单元格内容里的空格去掉。例如=trim(A1),如果A1单元格里有空格,这个公式会只显示其中非空格的内容。
5. Clean()函数,处女座福音2

Clean函数可以用来删除文本中不能打印的内容。其他应用程序或者其他格式的数据导入到Excel里,经常会有一些莫名其妙的乱码和字符。现在,只消一个神奇的Clean函数你的数据就立马变得干净整齐啦!

比如下面这个函数应用之后,莫名其妙的多行空格就不见了。
6. SUBTOTAL函数

SUBTOTAL函数其实是个函数组,就是返回一个列表或数据库中的分类汇总情况。

SUBTOTAL函数可谓是全能王,可以对数据进行求平均值、计数、较大最小、相乘、标准差、求和、方差。

想算什么算什么有木有!
7. SUMPRODUCT函数

这个函数的功能是在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和。

SUMPRODUCT函数的语法是:SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的,其相应元素需要进行相乘并求和的第一个数组参数。Array2, array3……都是可选的。

比如,下面这个里面的函数目的就是把两组数字对应乘起来再加和。
8. Text函数

Text函数能够将数值转化为自己想要的文本格式。

TEXT 函数还可以使用特殊格式字符串指定显示格式。 要以可读性更高的格式显示数字,或要将数字与文本或符号合并时,此函数非常有用。

例如,假设单元格 C 中包含一组数字。 要将此数字的格式设置为美元金额,而且保留两位小数,您可以使用下列公式:

=TEXT(C1,"$0.00") & "每小时"
Text函数的语法为:=text(value,format_text)。Value为数字值。Format_text为设置单元格格式中自己所要选用的文本格式。

9. SMALL & LARGE 函数

SMALL函数可以用来找到一串数据中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能够找到B2到B20的范围内第3小的数字。

同理,LARGE函数就是用来找较大值的啦。

看看下面这些国家里排名倒数第三的国家GDP是多少?
10. INDEX+MATCH函数

INDEX+MATCH函数堪称是Excel里的神器,很多人甚至将这个函数的使用熟练程度作为判断其Excel掌握情况的标准!

这两个函数有些复杂,搬好小板凳,我们来慢慢说。

index(r,n)是一个索引函数,在区域r内,返回第n个单元格的值。

而 match(a,r,t)是一个匹配函数,t为0时,返回区域r内与a值较精确匹配的单元格顺序位置;t为1时返回区域r内与a值最接近的单元格顺序位置(汉字通常按拼音字母比较,数字按值比较,数值符号按位值比较)。

通常可以将两个函数联合起来进行表间关联关系查询,通过match函数找到匹配单元位置号,再用这个位置号,通过index函数找到与匹配值对应的关联值。

还是不懂?

没关系。

……

这个表格还很长,估计有个……100行吧。意思就是,左侧的规格,对应右侧的重量。

现在小编拿到一大堆这样的零件,经过千辛万苦,终于把这些零件的规格都搞清楚了,并且列出了下面组数字。

现在,老板忽然走过来:

小编,对,就是你!再对照表格,把每个零件的重量给我标记出来!
  
……

100多个你让小编一个一个填!那要是1000多个呢!?

领英小编想摔桌子,凭什么让我搬砖!

但是我忍住了。

因为小编早已看穿了一切。

我留了一手,Index+Match刚好配上用途!
通过在前面的那组数字中查找规格,我很快得出了对应的重量。

我们来看看到底怎么算的。

=INDEX($B$2:$B$100,MATCH(D2,$A$2:$A$100,0))

这个公式里,MATCH(D2,$A$2:$A$56,0)的意思是在A2到A100的区域里查找和D2(也就是你的零件)规格“严格匹配”的那一行,“0”的意思就是严格匹配。

找到这一行的数字之后。Index函数的功能就是在B2到B100的区域内找到这一行,并且返回相应的重量数字。

于是你的零件重量不就出来了?

之所以都加了“$”是为了让这个区域“引用”,不管我怎么下拉,这个区域都是固定的。

老板满意了,小编也放心了。

还不会?

没关系,复制这里慢慢学:

https://support.office.com/zh-cn/article/使用-VVLOOKUP、INDEX-或-MATCH-查找值-7144ef3f-e322-4f95-9e96-f1d743270438

3、其他神奇功能
Amazing facts

1. 你知道吗?Excel可以插入截图!

目前很多软件都提供截图插件,比如QQ和微信都有快捷键。但是有时候在用office编辑文档的时候需要截个图,那么这个技巧就是很方便的。

Office(包括word excel ppt)的插入选项卡下有一个“屏幕截图”选项,这几个字下面有一个小三角,点击小三角会出现一个“可用视窗”,点击“屏幕剪辑”,稍等2秒,等屏幕变模糊,就出现了十字形的截图光标,选择区域即可截图。

或者直接点击可用视窗下面的窗口(下图中有两个窗口),即可完成全屏截图)。
2. 条件格式让你的数据可视化起来

条件格式(Conditional formatting)是指当指定条件为真时,Excel自动应用于单元格的格式,例如,单元格底纹或字体颜色,或者给单元格前面加上一个红绿灯。
使用条件格式较大的好处就是可以为你突出显示你想要找的数据,如果再结合使用公式,条件格式就会变得更加有用。

例如,我想在以下数字中用显著的格式体现出各个国家的GDP情况。

你可以做成这样:
或这样:
以及这样:
很酷炫吧!

条件格式还可以和上面的函数共用,当满足某个条件时呈现某种格式。所有上面这些内容都是可以融汇贯通的。


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